Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä – SWCS ry                                                          

Yhdistysrekisterinumero: 106.981
Yhdistyksen nimi: Suomen Welsh Corgi Seura ry (SWCS ry)
Jäsensihteeri: Emmi Kortelainen
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Pinja Hiltunen, hallitus@corgiseura.net

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sovelletaan 25.5.2018 lähtien. Sen myötä jäsenten henkilötietojen käsittelysäännöt tarkentuvat ja yhdenmukaistuvat EU-jäsenmaissa. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset on huomioitava kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. SWCS ry huomioi tietosuoja-asetuksen vaatimukset jäsentensä henkilötietojen käsittelyssä tässä tietosuojaselosteessa esitetyn mukaisesti.

Henkilötietojen käsittely

SWCS ry :n toiminnassa henkilötietoja ovat jäsenrekisterissä olevat jäsenten tiedot.  Ala-osastoilla ei ole erillisiä jäsenrekistereitä. SWCS ry :n jäsenrekisterin oikeusperusteena on Yhdistyslaki.

Jokaisesta jäsenestä tallennetaan rekisteriin seuraavat tiedot:

  • jäsennumero
  • etu- ja sukunimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • tieto kiellosta, jos tietoja ei saa käyttää markkinointiin
  • jäseneksi liittymispäivämäärä
  • viimeisimmän jäsenmaksun maksuvuosi
  • jäsenyyden tyyppi (vuosi-, ainais-, tuomari-, perhe-, kunnia- tai postitusjäsen)
  • ja mahdollisesti koiran kasvattajan nimi

Jäsen ilmoittaa omat tietonsa jäsensihteerille sähköpostitse. Rekisterin jäsentietoja käsittelee (lisää, ylläpitää ja poistaa) vain jäsensihteeri.  Kasvattaja voi ilmoittaa pennunostajan jäseneksi, pennun ostajan suostumuksella. Pennun ostajan suostumus tulee postitse kirjallisena, pennun ostajan allekirjoittamana, jäsensihteerille. Seuran toimihenkilöt voivat käsitellä jäsenten henkilötietoja omaan toimenkuvaansa liittyvältä osalta, ja tietosuoja-asetusta noudattaen. Henkilötietoja voi rotujärjestön toimihenkilö käsitellä joko kirjallisena ja/tai sähköisenä.

Jäsenen henkilötietoja käytetään tiedottamisessa seuraavasti:

  • Corgiset –lehden postitusta varten toimitetaan jäsenrekisterin nimi- ja osoitetiedot palveluntarjoajalle. Lisäksi jäsensihteeri toimittaa lehtivastaavalle uusien jäsenten nimi- ja osoitetiedot ennen liittymistä ilmestyneiden lehtien postitusta varten.
  • Seuran muu tiedotustoiminta tapahtuu SWCS ry Facebook -ryhmä jäsenille sekä seuran kotisivujen ( http://www.corgiseura.net/ ) kautta. Jäsensihteeri tarkistaa FB-ryhmään pyrkivän henkilön jäsentiedot ennen ryhmään liittämistä.
  • Kasvattajan tietojen lisäys, jalostusuroksen ilmoitus uroslistalle ja pentueilmoituksen lisääminen/poistaminen seuran kotisivuilta tapahtuu ao. henkilön eli kasvattajan, uroksen omistajan tai pentujen myyjän pyynnöstä.

Jäsenen henkilötietoja käytetään myös seuraavissa tilanteissa:

  • Ilmoittautuminen SWCS ry:n järjestämiin tapahtumiin, joihin edellytetään jäsenyyttä. Jäsensihteeri tarkistaa rekisteristä jäsenyyden.
  • SWCS ry:n tarvikevälityksen tilauksissa jäsensihteeri tarkistaa rekisteristä jäsenyyden.
  • Kasvattajanimihakemusten käsittely, jäsensihteeri tarkistaa jäsenyyden.
  • Vuosikokouksessa jäsenyys tarkistetaan voimassaolevaa jäsenrekisteriä vasten ns. on-line. Vuosikokouksessa kerätään seuran vuosikokousmateriaaleihin sihteerin säilytettäväksi nimilista paikalla olleista jäsenistä.

Jäsenyyden päättyessä jäsensihteeri poistaa jäsenen tiedot rekisteristä ja webmaster tarvittaessa seuran www –sivuilta.

Taloustietojen käsittely

Seuran talouteen liittyvien henkilötietojen käsittelyperuste on Kirjanpitolaki ja kirjanpidossa esiintyvien henkilötietojen säilytysaika määräytyy kirjanpitolain mukaan.

Jäsenen tietojen luovutus ulkopuolisille

Jäsentietoja ei luovuteta ulkopuolisille kuin perustellusta syystä ao. henkilön annettua luovutukseen suostumuksensa tai mikäli viranomainen niitä tiedustelee.  Kasvattajan, uroksensa uroslistalle haluavan ja pentuja pentulistalle ilmoittavan tulee antaa suostumuksensa yhteystietojensa luovuttamisesta tiedustelijalle.

Corgiset -lehden postituslista toimitetaan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Myös erikoisnäyttelyn ilmoittautuminen tapahtuu ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmää hyödyntäen. Palveluntarjoajat sitoutuvat noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Seuran jäsenrekisterin tietoja ei siirretä EU alueen ulkopuolelle.

Tietoturva

Jäsenrekisteri on suojattu salasanalla. Jäsenrekisteristä on ajantasainen varmuuskopio, joka on myös suojattu salasanalla. Varmuuskopioita on kaksi kappaletta, joista toista säilyttää hallituksen puheenjohtaja.

Mikäli em. tietoturvatoimenpiteistämme huolimatta jäsenrekisteriimme kohdistuu tietoturvaloukkaus, joka aiheuttaa korkean riskin jäsentemme tietoturvalle, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle tietoturva-asetuksen vaatimalla tavalla ja jäsenistöllemme ilman aiheetonta viivytystä.

Jäsenen oikeudet

SWCS ry :n jäsenellä on oikeus:

  • pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö hänen tietojaan ja mitä tietoja käsitellään
  • saada omat tietonsa helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa
  • oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista
  • oikeus tulla unohdetuksi eli pyytää poistamaan kokonaan tietonsa rekisteristä
  • vastustaa tietyissä tilanteissa henkilötietojensa käsittelyä
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos jäsen kokee, että seuran henkilötietojen käsittely on sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaista

Tietojen käsittelyyn ja toimitukseen liittyvät pyynnöt tulee lähettää jäsensihteerille jäsenen omakätisesti allekirjoittamalla kirjeellä.

Muutokset tietosuojaselosteessa

Muutokset tähän selosteeseen julkaistaan seuran kotisivuilla, kohdassa Corgiseura tiedottaa.