Tietosuojaseloste


Tietosuojaseloste




Rekisterinpitäjä – SWCS ry                                                          


Yhdistysrekisterinumero: 106.981
Yhdistyksen nimi: Suomen Welsh Corgi Seura ry (SWCS ry)
Jäsensihteeri: Emmi Kortelainen
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Sinikka Mäkelä, hallitus@corgiseura.net


Henkilötietojen käsittely Suomen Welsh Corgi seura ry:n toiminnassa
9.2.2021/HE
päivitetty 13.3.2024/HE


Suomen Welsh Corgi Seura ry:n toiminnassa käsitellään henkilötietoja ja tässä selosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä yhdistyksen eri tehtävissä.


Rekisterinpitäjänä Suomen Welsh Corgi Seura ry. (myöhemmin corgiseura) vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän edustajana toimii hallitus (hallitus@corgiseura.net) ja vastuuhenkilö on seuran puheenjohtaja Sinikka Mäkelä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antavat hallituksen jäsen, tietosuojayhteyshenkilö Helena Eronen (sähköposti: pheronen@gmail.com) ja hallituksen jäsen, jäsenasioiden hoitaja Emmi Kortelainen (jasensihteeri@corgiseura.net).  


Miksi käsittelemme henkilötietojasi?


Corgiseura käsittelee henkilötietojasi seuraavissa käsittelytarkoituksissa:



  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen

  2. Corgiset -lehden osoiterekisterin ylläpito ja toiminnasta tiedottaminen jäsenlehden avulla

  3. Taloushallinto (yhdistyksen kirjanpito)

  4. Koiranäyttelyiden järjestäminen (mm. welsh corgi erikoisnäyttely, EuroCorgi -näyttely)

  5. Kilpailutoiminta ja kokeet (näyttelycorgi, agility, toko, rallytoko, nosework, paimennus)

  6. Verkkosivut ja sosiaalinen media: https://www.corgiseura.net -verkkosivujen tekninen ylläpito, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä, tiedottaminen ja markkinointi, jäsenpalvelut sekä sivuston käytön analysointi ja kehittäminen

  7. Yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat

  8. Terveystietopankki: koirien terveystietojen kerääminen ja hyödyntäminen


Miksi meillä on oikeus käsitellä henkilötietojasi?


Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679, artikla 6: Käsittelyn lainmukaisuus). Tarkemmat käsittelyn oikeusperusteet ovat:



  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja kokouskutsujen lähettäminen: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään yhdistyslaissa (503/1989).

  2. Corgiset -lehden osoiterekisteri: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde: rekisteröity on rekisterinpitäjän jäsen tai asiakas).

  3. Taloushallinto: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään kirjanpitolaissa (1336/1997).

  4. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /suostumus.

  5. Kilpailutoiminta ja kokeet: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /suostumus.

  6. Verkkosivut: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde).

  7. Yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /sopimus (maksullinen tilaisuus, jossa sopimus syntyy ilmoittautumisen yhteydessä /suostumus (ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn).

  8. Terveystietopankki: rekisteröidyn suostumus (omistajan tiedot), rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kasvattajan tieto koiran kennelnimessä ja eläinlääkärin tiedot).


Mitä henkilötietoja käsittelemme?



  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen:

    • nimi, jäsennumero ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero).



  2. Corgiset -lehden osoiterekisteri:

    • nimi ja yhteystiedot



  3. Taloushallinto:

    • nimi, pankkitilinnumero,



  4. Koiranäyttelyiden järjestäminen:

    • koiran omistajan/omistajien tiedot (nimi, yhteystiedot)

    • koiran tiedot (kennelnimi, koiran vanhempien kennelnimet, koiran rekisterinumero)



  5. Kilpailutoiminta ja kokeet:

    • koiran omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)

    • koiran tiedot (kennelnimi, rekisterinumero, sirunumero)



  6. Verkkosivut:

    • julkisilla verkkosivuilla tietoja käsitellään pääsääntöisesti nimettöminä lukuun ottamatta seuran yhteyshenkilöiden tiedot, jäsensivustolle kirjaudutaan tunnisteellisilla käyttäjätunnuksilla



  7. Yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat:

    • nimi, yhteystiedot, tarvittaessa ruokavaliotiedot (voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto)



  8. Terveystietopankki: omistajan nimi ja sähköpostiosoite, koiran virallinen nimi ja rekisterinumero, tarvittaessa eläinlääkärin tiedot


Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?


Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:



  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti se aika, kun olet yhdistyksen jäsen, ellei jäsenasioiden hoitaminen (esim. jäsenmaksut) muuta edellytä.

  2. Corgiset -lehden osoiterekisteri: voimassaoloaika (ajantasainen osoiterekisteri)

  3. Taloushallinto: kirjanpitolain edellyttämä vähimmäisaika, 10 vuotta, verohallinnon tulorekisteriiin siirrettyjä tietoja verohallinto säilyttää omassa tiedonohjaussuunnitelmassaan määräämänsä ajan.

  4. Koiranäyttelyt: näyttelytulokset säilyttää Kennelliitto, erikoisnäyttelyiden tuloksia corgiseura säilyttää pysyvästi, corgiseura säilyttää maksutiedot sisältäviä ilmoittautumistietoja kirjapitolain edellyttämä aika.

  5. Kilpailutoiminta ja kokeet: kilpailutulokset säilyttää Kennelliitto, seuramestaruustulokset corgiseura säilyttää pysyvästi, maksutiedot sisältäviä ilmoittautumistietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.

  6. Verkkosivut: Jäsensivustolla tietosi ovat sen aikaa, kun olet yhdistyksen jäsen; julkisilla verkkosivuilla olevia henkilötietoja säilytetään tarjoamiseen tarvittava aika (esim. hallituksen jäsenten henkilötiedot niin kauan, kun henkilö toimii hallituksessa).

  7. Yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat: Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämiseen tarvittava aika. Jos tapahtuma on maksullinen, niin maksatustietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.

  8. Terveystietopankki: Tiedot säilytetään pysyvästi.


 


Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko sinulla velvollisuus toimittaa meille henkilötietoja? Mitä seurauksia siitä on, jos et toimita tarvittavia henkilötietoja?


Henkilötiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä ja kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään. Terveystietopankkiin henkilötiedot saadaan koiran omistajalta tai kasvattajalta, jos omistaja on valtuuttanut kasvattajan ilmoittamaan koiran tiedot. Sinulla ei ole velvollisuutta toimittaa corgiseuralle henkilötietojasi, mutta jos et toimita riittäviä henkilötietoja, niin jäsenyyttäsi ei voida vahvistaa tai et voi osallistua seuran järjestämään kilpailuun tai tapahtumaan.


Kun annat meille henkilötietoja jäsenasioiden käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:


  ☒ rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä


Mihin henkilötietojasi siirretään?


Henkilötietojasi siirretään seuran sisäisiin palveluihin ja ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille seuraavasti:



  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: Tietojärjestelmätoimittaja Membook Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja sen kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

  2. Corgiset -lehti: PunaMusta Oy toimii henkilötietojen käsittelijän huolehtiessaan lehden postittamisesta corgiseuran lukuun. PunaMusta Oy:lle toimitetaan jokaista lehden postitusta varten voimassa oleva osoiterekisteri. PunaMusta Oy:n kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

  3. Taloushallinto: Jäsenille suoritetut maksatukset (matkalaskut ja vastaavat) siirretään palkka.fi -järjestelmän kautta verohallinnon tulorekisteriin.

  4. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Kennelliitto toimii henkilötietojen käsittelijänä, kun näyttelyihin ilmoittautuminen hoidetaan Showlinkin ilmoittautumisjärjestelmän avulla. Tulokset julkaistaan tapahtuman verkkosivuilla sekä Kennelliiton ylläpitämillä verkkosivustoilla.

  5. Kilpailutoiminta ja kokeet: Suomen Palveluskoiraliitto ry toimii henkilötietojen käsittelijänä tarjotessaan ilmoittautumispalvelun toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailuihin (Virkku -ilmoittautumisjärjestelmä). Agilityliitto ry toimii henkilötietojen käsittelijänä tarjotessaan ilmoittautumispalvelun agility -mestaruuskilpailuihin (KITU-ilmoittautumisjärjestelmä). Kilpailujen tulokset julkaistaan verkkosivuilla.

  6. Verkkosivut: Ei varsinaisia henkilötietojen siirtoja, mutta julkiset verkkosivut ovat käytettävissä globaalisti.

  7. Yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat: Henkilötietoja siirretään mahdolliselle tapahtuman yhteystyökumppanille vain tarvittaessa (jos tapahtuma on yhteinen matka, niin osallistujatietoja saatetaan siirtää matkatoimistolle tai kuljetuksen järjestäjälle).

  8. Terveystietopankki: Tiedot julkaistaan SWCS ry:n kotisivuilla niiden osalta, jotka antavat suostumuksensa tietojen julkaisemiseen.


Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja millä perusteella mahdollinen siirto tehdään?


 Henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle seuraavissa tehtävissä:


Corgiset -lehden osoitetietojen ylläpidon yhteydessä henkilötietojen käsittelijänä toimiva PunaMusta Oy saattaa siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle. Tietojen siirron perusteena ovat EU:n voimassa olevat tietosuojan mallilausekkeet ja sitä täydentävät toimenpiteet(Transfer Impact Assessment, TIA)


Julkiset verkkosivustot (corgiseura.net, Kennelliitto, Showlink, tapahtumien verkkosivut) ovat globaaleja, vaikka suoria henkilötietojen siirtoja ei tehdäkään.


Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?


Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.


Emme tee henkilötietojen käsittelyssä automatisoituja päätöksiä emmekä profilointia.


Mitä oikeuksia sinulla on?


Sinulla on oikeus:



  • saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta

  • tarkastaa itsesi koskevat tiedot (oikeus saada pääsy tietoihin)

  • oikaista tietojasi

  • poistaa tietosi (ei sovelleta silloin, kun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite)

  • rajoittaa tietojesi käsittelyä

  • vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste oikeutettu etu

  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, kun käsittelyperuste on suostumus

  • peruuttaa antamasi suostumus

  • henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen (jos henkilötietojasi on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, niin rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä niille vastaanottajille, joille se on siirtänyt henkilötietojasi)


 


Lisäksi sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että tietojesi käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot:


Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki


tietosuoja@om.fi


Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa ilmoitettuihin yhteyshenkilöihin. Jäsenrekisterissä olevat tietosi voit tarkistaa ja päivittää corgiseura.net -verkkosivuilla olevan jäsensivuston kautta.