Rekisterinpitäjä – SWCS ry                                                          

Yhdistysrekisterinumero: 106.981
Yhdistyksen nimi: Suomen Welsh Corgi Seura ry (SWCS ry)
Jäsensihteeri: Emmi Kortelainen
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Sinikka Mäkelä, hallitus@corgiseura.net

Henkilötietojen käsittely Suomen Welsh Corgi seura ry:n toiminnassa

Suomen Welsh Corgi seura ry:n toiminnassa käsitellään henkilötietoja ja tässä selosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä yhdistyksen eri tehtävissä. Corgiseura noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679), tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta lainsäädäntöä, jossa on säädetty henkilötietojen käsittelystä tai henkilötietojen säilyttämisestä mm. yhdistyslaki ((503/1989) ja kirjanpitolaki (1336/1997).

Rekisterinpitäjänä Suomen Welsh Corgi seura ry. (myöhemmin Corgiseura) vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän edustajana toimii hallitus (hallitus@corgiseura.net) ja vastuuhenkilö on seuran puheenjohtaja Sinikka Mäkelä. Henkilötietojen käsittelyn yhteyshenkilöinä toimivat hallituksen jäsen, tietosuojayhteyshenkilö Helena Eronen (pheronen@gmail.com) ja hallituksen jäsen, jäsenasioiden hoitaja Emmi Kortelainen (jasensihteeri@corgiseura.net).   

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Corgiseura käsittelee henkilötietojasi seuraavissa käsittelytarkoituksissa:

1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen


2. Corgiset -lehden osoiterekisterin ylläpito ja toiminnasta tiedottaminen jäsenlehden avulla


3. Taloudenhoito (yhdistyksen kirjanpito)


4. Koiranäyttelyiden järjestäminen (mm. welsh corgi erikoisnäyttely, EuroCorgi -näyttely)


5. Kilpailutoiminta (vuoden corgi -kilpailut sekä seuran agility-, toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailut)


6. Verkkosivut ja sosiaalinen media: https://www.corgiseura.net -verkkosivujen tekninen ylläpito, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä, tiedottaminen ja markkinointi, jäsenpalvelut sekä sivuston käytön analysointi ja kehittäminen


7. Seuran ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat

Miksi meillä on oikeus käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn perusteet määräytyvät EU:n yleistä tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklaan 6: Käsittelyn lainmukaisuus. Tarkemmat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet corgiseuran eri tehtävissä ovat:

1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja kokouskutsujen lähettäminen: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään yhdistyslaissa (503/1989).


2. Corgiset -lehden osoiterekisteri: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välinen merkittävä suhde: rekisteröity on rekisterinpitäjän jäsen tai asiakas).


3. Taloudenhoito: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään kirjanpitolaissa (1336/1997).


4. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /rekisteröidyn suostumus.


5. Kilpailutoiminta: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /rekisteröidyn suostumus.


6. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde).


7. Seuran ja sen alaosastojen järjestämät tapahtumat: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /sopimus (maksullinen tilaisuus, jossa sopimus syntyy ilmoittautumisen yhteydessä /suostumus (ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Corgiseura käsittelee seuraavia henkilötietoja eri tehtävissään:

1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen:
   
   
   
   • jäsennumero
   
   
   • etu- ja sukunimi
   
   
   • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
   
   
   • mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin
   
   
   • jäseneksi liittymispäivämäärä
   
   
   • viimeisimmän jäsenmaksun maksuvuosi
   
   
   • jäsenyyden tyyppi (vuosi-, ainais-, tuomari-, perhe-, kunnia- tai postitusjäsen)
   
   
   
   


2. Corgiset -lehden osoiterekisteri:
   
   
   
   • nimi ja yhteystiedot
   
   
   
   


3. Taloudenhoito:
   
   
   
   • nimi, yhteystiedot, pankkitilinnumero
   
   
   
   


4. Koiranäyttelyiden järjestäminen:
   
   
   
   • koiran ilmoittajan/omistajan/omistajien tiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero)
   
   
   • koiran tiedot (kennelnimi, koiran vanhempien kennelnimet, koiran rekisterinumero)
   
   
   
   


5. Kilpailutoiminta:
   
   
   
   • koiran ilmoittajan/omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)
   
   
   • koiran tiedot (kennelnimi, rekisterinumero, sirunumero)
   
   
   
   


6. Verkkosivut ja sosiaalinen media:
   
   
   
   • julkisilla verkkosivuilla tietoja käsitellään pääsääntöisesti nimettöminä lukuun ottamatta seuran yhteyshenkilöiden tiedot, jäsensivustolle kirjaudutaan tunnisteellisilla käyttäjätunnuksilla
   
   
   • sosiaalisen median alustoilla
   
   
   
   


7. Tapahtumien järjestäminen:
   
   
   
   • nimi, yhteystiedot, tarvittaessa ruokavaliotiedot (voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto)
   
   
   
   

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti se aika, kun olet seuran jäsen, ellei jäsenasioiden hoitaminen (esim. jäsenmaksut) muuta edellytä.


2. Corgiset -lehden osoiterekisteri: voimassaoloaika (ajantasainen osoiterekisteri)


3. Taloudenhoito: kirjanpitoon kuuluvia henkilötietoja säilytetään 10 vuotta, verohallinnon tulorekisteriiin siirrettyjä tietoja verohallinto säilyttää omassa tiedonohjaussuunnitelmassaan määräämänsä ajan.


4. Koiranäyttelyt: Kennelliitto/Showlink toimii rekisterinpitäjänä näyttelyn anomiseen, ilmoittautumiseen ja tulospalveluun liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä. Ilmoittautumisia koskeva tietosuojaseloste löytyy Showlinkin verkkosivuilta: Näyttelyilmoittautumisjärjestelmän tietosuojaseloste. Corgiseura toimii näyttelyiden osalta rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se tallentaa ilmoittautumisjärjestelmästä itselleen näyttelyn järjestämistä varten tarvittavia henkilötietoja. Näyttelytulokset säilyttää Kennelliitto. Corgiseura säilyttää erikoisnäyttelyiden tulokset pysyvästi ja seuralle tulevia ilmoittautumismaksutietoja kirjapitolain edellyttämän ajan.


5. Kilpailutoiminta: Corgiseura säilyttää vuoden corgi -kilpailujen tulokset ja seuran agility-, toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailujen tulokset pysyvästi. Ilmoittautumismaksutietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika. Agilityliitto ry toimii rekisterinpitäjänä agilitymestaruuskilpailun anomisen, ilmoittautumisen (KITU-järjestelmä) ja tulospalvelun osalta. Suomen Palveluskoiraliitto ry toimii rekisterinpitäjänä toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailujen anomisen, ilmoittautumisen (Virkku-järjestelmä) ja tulospalvelun osalta. Ilmoittautumisten ja tulosten osalta Corgiseura toimii rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se tallentaa ilmoittautumisjärjestelmistä itselleen kilpailun järjestämistä varten tarvittavia henkilötietoja, joita säilytetään tapahtuman järjestämisessä tarvittava aika.


6. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Pääsääntöisesti Corgiseuran julkisilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median (Facebook) sivustoilla ei käsitellä henkilötietoja. Jäsensivustolla tietosi ovat sen aikaa, kun olet yhdistyksen jäsen. Julkisilla verkkosivuilla mahdollisesti olevia henkilötietoja säilytetään palvelujen tarjoamiseen tarvittava aika (esim. hallituksen jäsenten henkilötiedot niin kauan, kun henkilö toimii hallituksessa).


7. Tapahtumien järjestäminen: Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämiseen tarvittava aika. Jos tapahtuma on maksullinen, niin maksatustietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko sinulla velvollisuus toimittaa meille henkilötietoja? Mitä seurauksia siitä on, jos et toimita tarvittavia henkilötietoja?

Henkilötiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä ja kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään. Sinulla ei ole velvollisuutta toimittaa Corgiseuralle henkilötietojasi, mutta jos et toimita riittäviä henkilötietoja, niin jäsenyyttäsi ei voida vahvistaa tai et voi osallistua seuran järjestämään kilpailuun tai tapahtumaan.

Kun annat meille henkilötietoja jäsenasioiden käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:

   ☒ rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä

Mihin henkilötietojasi siirretään?

Henkilötietojasi siirretään seuran sisäisiin palveluihin ja ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille seuraavasti:

1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: Jäsenen yhteystietoja voidaan luovuttaa harkiten harrastukseen liittyvään mainontaan sekä pentulistalla jäsenen antaman suostumuksen perusteella. Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n 2 mom. mukaisesti jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin ottamalla yhteyttä jäsensihteeriin. Jäsenrekisterin tietojärjestelmätoimittaja Membook Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja sen kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.


2. Corgiset -lehti: Nimi- ja osoitetietoja siirretään lehden painamista ja postittamista varten PunaMusta Oy:lle. PunaMusta Oy toimii henkilötietojen käsittelijän huolehtiessaan lehden postittamisesta Corgiseuran lukuun. PunaMusta Oy:lle toimitetaan jokaista lehden postitusta varten voimassa oleva osoiterekisteri. PunaMusta Oy:n kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.


3. Taloudenhoito: Jäsenille suoritetut maksatukset (matkalaskut ja vastaavat) siirretään palkka.fi -järjestelmän kautta verohallinnon tulorekisteriin.


4. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Näyttelyn järjestämisessä tarvittavat henkilötiedot koostetaan Showlinkin ilmoittautumisjärjestelmästä ja niitä ei siirretä muille osapuolille.


5. Kilpailutoiminta: Vuoden corgi -kilpailussa käsiteltäviä henkilötietoja siirretään seuran nimeämille pisteiden laskijoille. Agility-, toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailujen järjestämisessä tarvittavat henkilötiedot koostetaan KITU – ja Virkku -ilmoittautumisjärjestelmistä ja niitä ei siirretä kolmansille osapuolille.


6. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Ei varsinaisia henkilötietojen siirtoja, mutta julkiset verkkosivut ovat käytettävissä globaalisti. Sosiaalisen median alustoista julkinen Facebook – sivusto on julkisesti nähtävillä ja suljettu Facebook -sivusto on vain jäsenten nähtävissä.


7. Tapahtumiin osallistuminen: Henkilötietoja siirretään mahdolliselle tapahtuman yhteystyökumppanille vain tarvittaessa (jos tapahtuma on yhteinen matka, niin osallistujatietoja saatetaan siirtää matkatoimistolle tai kuljetuksen järjestäjälle).

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja millä perusteella mahdollinen siirto tehdään?

Henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle seuraavissa tehtävissä:

Corgiset -lehden osoitetietojen ylläpidon yhteydessä henkilötietojen käsittelijänä toimiva PunaMusta Oy saattaa siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle. Tietojen siirron perusteena ovat EU:n komission hyväksymät voimassa olevat tietosuojan mallisopimuslausekkeet.

Julkiset verkkosivustot (www.corgiseura.net sekä eri tapahtumien verkkosivut) ovat globaaleja, vaikka suoria henkilötietojen siirtoja ei tehdäkään.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee henkilötietojen käsittelyssä automatisoituja päätöksiä emmekä profilointia.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

• saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta


• tarkastaa itsesi koskevat tiedot (oikeus saada pääsy tietoihin)


• oikaista tietojasi


• poistaa tietosi (ei sovelleta silloin, kun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite)


• rajoittaa tietojesi käsittelyä


• vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste oikeutettu etu


• pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, kun käsittelyperuste on suostumus


• peruuttaa antamasi suostumus


• henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen (jos henkilötietojasi on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, niin rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä niille vastaanottajille, joille se on siirtänyt henkilötietojasi)


• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (voit sallia automaattisen päätöksenteon suostumuksellasi)

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että tietojesi käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki

tietosuoja@om.fi

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa ilmoitettuihin henkilötietojen käsittelyn yhteyshenkilöihin. Jäsenrekisterissä olevat tietosi voit tarkistaa ja päivittää www.corgiseura.net -verkkosivuilla olevan jäsensivuston kautta.